Кто не делится найденным, подобен свету в дупле секвойи (древняя индейская пословица)
Версия для печати
Библиографическая запись: Изучение состава и использования фонда в целях управления его формированием. — Текст : электронный // Myfilology.ru – информационный филологический ресурс : [сайт]. – URL: https://myfilology.ru//194/izuchenie-sostava-i-ispolzovaniya-fonda-v-czelyax-upravleniya-ego-formirovaniem/ (дата обращения: 26.02.2024)
Изучение состава и использования фонда в целях управления его формированием
Содержание
Под изучением фонда понимается научное познание состава, использования, динамики библиотечного фонда с целью повышения его соответствия задачам библиотеки, информационным потребностям абонентов, а также эффективности использования.
Постоянно применяются методы повседневного изучения библиотечного фонда: ознакомление с книгами при обработке новых поступлений, при расстановке документов на полки, при организации выставок, при проведении бесед и библиографических обзоров и т д. Однако такого ежедневного наблюдения за фондом явно недостаточно для управления его формированием. Нужен целый комплекс специальных методов изучения фонда: статистические, библиографические, социологические методы, математическое моделирование, графические методы, корреляционный и факторный анализы и т. д.
Базисной, информационной основой для первого этапа изучения фонда является статистика.
Для удобства проведения статистического изучения фонда целесообразно показателям присвоить соответствующие обозначения и дать формулы для расчета отдельных показателей:
1. Ф — величина документного фонда;
2. Фн — объем новых поступлений (в абсолютных цифрах н про¬центах);
3. Фв — объем выбытия (в абсолютных цифрах и процентах);
4. В — книговыдача;
5. А — число читателей;
6. О — обращаемость;
7. К — книгообеспеченность;
8. Ч — читаемость;
9. Kс — коэффициент с
10. Тр — темп роста.
Формулы для расчета отдельных показателей:
В ходе статистического изучения применяются различные приемы и методы - группировка, ранжирование, анализ по отклонениям показателя и динамический анализ.
Наиболее распространенным приемом анализа является сравнение которое позволяет выявить отклонение показателей.
| По данным анализируемой ЦБС | Отклонения показателей анализируемой ЦБС | |||
| За предшествующий период | За отчетный период | За предшествующий период |
От плана | |
| Плановые показатели | Отчетные показатели | |||
| 1,7 | 2 | 1,9 | + 0,2 | - 0,1 |
При динамическом анализе строится определенный динамический ряд. Выявляются устойчивые темпы изменения анализируемого показателя Особое место в динамическом методе занимают темповые ряды Изучение объекта в динамике позволяет выявить тенденции его развития, основные наметившиеся изменения.
Для анализа динамики книжного фонда, книговыдачи и числа читателей рассчитывается темп роста: а) фонда: б) книговыдачи; в) читателей. Образуется соответствующий динамический ряд.
Простая констатация количественного увеличения этих показателей еще ничего не дает для анализа. Важно выявить разницу в темпах роста.
При увеличении объема фондов и читательского спроса книговыдача может расти, а действительное использование фондов и степень удовлетворения читательского спроса — оставаться на одном же уровне и даже уменьшаться.
Темпом роста называется отношение уровней последующего и предшествующего периодов. Темпы роста, выраженные в виде простых отношений, называются коэффициентами роста. Коэффициент роста выражает общую степень роста показателя за определенный период.
В данной ситуации темпы роста читателей и книговыдачи не отстают от темпов роста книжного фонда: это может быть расценено лишь как положительное явление. Темпы роста читателей и книговыдачи находятся на одном уровне, следовательно, можно сделать вывод, что увеличение книговыдачи произошло в основном за счет увеличения числа читателей. Таким образом, о росте интенсивности использования книжного фонда в данном случае говорить не приходится. Могут сложиться и другие ситуации и соответствующие им управленческие решения.
| Описание и объяснение данных | Прогнозируемое следствие | Управленческие решения |
| I вариант | ||
|
Трв<Тра>Трф Такое соотношение темпов роста показателей свидетельствует. что нет интенсификации использования фонда, так как темпы роста книговыдачи отстают от темпов роста читателей. Число читателей растет быстрее. чем объем фонда |
Сохранение таких темпов может привести к недостаточной книгообеспеченности, росту неудовлетворенных запросов, снижению читаемости, к дальнейшему падению интенсификации использования фонда библиотеки. |
Увеличение объема фонда за счет увеличения ежегодных поступлений в библиотеку, поднятие темпов роста фонда. Значительная активизация пропаганды литературы для увеличения темпов роста книговыдачи, активизация внутрисистемного книгобмена (ВСО). |
| II вариант | ||
|
Трв>Тра<Трф Такое соотношение говорит об Трв=1.1; Тра=1.08; Фонд используется интенсивно, такoe соотношение коэффициентов оценивается как положительное явление, объем фонда соответствует росту числа читателей. |
Сохранение таких темпов может привести к увеличению неиспользуемой части фонда, к Сохранение таких темпов приведет к дальнейшей интенсивности |
Расширение сферы действия Своевременное освобождение фонда от устаревших изданий, улучшение качественного состава фонда. Поддержание данного соотношения темпов роста показателей. Резервы |
| III вариант | ||
|
Трв=Тра<Трф Такое соотношение говорит о неэффективном использовании фонда, так как увеличение книговыдачи |
Сохранение таких темпов может привести к дальнейшему падению интенсивности использования фонда. | Совершенствование пропаганды литературы, улучшение как индивидуальной, так и массовой работы с читателями. Совершенствование форм и методов раскрытия библиотечного фонда, улучшение информации о фонде библиотеки. Совершенствование качественного состава фонда, активизация ВСО. |
| IV вариант | ||
|
Трв>Тра<Трф Интенсификация фонда отсутствует, |
Данная ситуация может привести к дальнейшему падению эффективности использования фонда, в будущем может произойти снижение книгообеспеченности, надежность фонда может упасть. |
Количественное и качественное совершенствование фонда, активизация ВСО, совершенствование раскрытия фонда, увеличение числа читателей. |
| V вариант | ||
|
Трв<Тра<Трф В данном варианте сочетаются ситуации 1-го и 2-го вариантов, то есть |
Данная ситуация может привести к снижению использования фонда, к падению его обращаемости. |
Совершенствование пропаганды фонда, информации о нем, активизация ВСО, увеличение числа читателей. Своевременное освоение фонда от устаревших изданий, улучшение качественного состава фонда. |
Следующим этапом анализа фонда является изучение его обновляемости, рассчитывается процент поступлений и выбытий из фонда, проводится сравнение с предыдущим периодом. Надежность фонда может быть обеспечена только в том случае, когда имеется стойкая тенденция к преобладанию объема ввода изданий над объемом вывода. Сокращение новых поступлений конечно, не может способствовать удовлетворению читательских потребностей. Это крайне нежелательное явление. В то же время искусственное сдерживание вывода из фонда изданий, переставших пользоваться спросом, приводит к увеличению пассивной части фонда, к падению эффективности использования фонда. По рекомендации ИФЛА фонд общедоступной библиотеки должен обновляться в течение 10 лет и в нем должны присутствовать 10% книг, изданных за последние 2 года, и 30-40% книг, изданных за последние 5 лет. Таким образом, желательно, чтобы в фонд ежегодно попадало не менее 5% изданий текущего года.
Важное место в статистическом анализе занимает изучение в едином комплексе таких показателей, как книгобеспеченностъ, читаемость, обращаемость. Основанием для формирования данного комплекса послужило то, что между его элементами имеется тесная корреляционная связь, сущность которой выражается в том. что изменение одного составляющего неизбежно ведет к изменению других. Поэтому показатели. составляющие комплекс, нельзя анализировать отдельно, они характеризуют качество фонда только во взаимосвязи и взаимовлиянии. Так. например, высокая обращаемость фонда сама по себе еще не говорит о таком же высоком уровне обслуживания читателей.
В библиотечной практике нередко возникают ситуации, когда, оценивая показатели, необходимо определить, высокое или низкое значение они имеют. Такая необходимость возникает часто, ибо сравнение со средними или с лучшими по стране не всегда является правомерным, так как не сравнимыми оказываются факторы, влияющие на формирование фондов в разных регионах. Наиболее правильным в таких случаях будет выбор лучших показателей по региону и ориентация на их достижение. Такой подход является в определенных информационных ситуациях более реальным и показывает отстающим путь к уровню передовых, то есть достигается принцип выравнивания показателей.
Определение высоких и низких границ данных показателей по регионам или по филиалам конкретной ЦБС позволит сгруппировать библиотеки по значениям данных показателей и разработать стандартные управленческие решения, направленные на поиск резервов повышения эффективности использования фонда.
| Группа значений показателей | Оценка ситуации | Управленческие решения |
| Обращаемость (О) — Высокая (В) Читаемость (Ч) — Высокая (В) Книгообеспеченность (К) — Высокая (В) |
Достаточно эффективное использование фонда. |
Совершенство ванне рекламы фонда, рост обращаемости должен сочетаться с пропорциональный ростом книгообеслсценности и читаемости, так как сверхактивная читаемость без роста книгообеспечен мости приведет к быстрой изнашиваемости фонда. |
| Обращаемость (О) — Низкая (Н) Читаемость (Ч) — Высокая (В) Книгообеспеченность (К) — Низкая (Н) |
Такое сочетание показателей не является оптимальным. что не позволяет говорить об эффективном использовании фонда. | Повышение книгообеспеченности и усиление пропаганды изданий. |
| Обращаемость (О) — Высокая (В) Читаемость (Ч) — Низкая (Н) Книгообеспеченность (К) — Низкая (Н) |
Довольно интенсивное использование фонда. |
Необходимо увеличение объема фонда, чтобы предоставить читателям более широкий круг изданий. что в свою очередь приведет и к дальнейшему повышению читаемости. |
| Обращаемость (О) — Низкая (Н) Читаемость (Ч) — Низкая (Н) Книгообеспеченность (К) — Высокая (В) |
Состав фонда не соответствует потребностей читателей, реклама фонда не ведется на должном уровне. | Изучение состава и использования фонда, освобождение его от устаревшей, непрофильной литературы, пополнение фонда новыми изданиями. Усиление пропаганды фонда |
| Обращаемость (О) — Высокая (В) Читаемость (Ч) — Низкая (Н) Книгообеспеченность (К) — Высокая (В) |
Фонд перенасыщен изданиями. имеет значительную хронологическую глубину. |
Изучение фонда. Если высокая книгообеспеченность объясняется наличием в фонде значительной ценной части фонда, то снижать книгообеспеченноеть нецелесообразно. В противном случае при отсутствии резерва для увеличения числа читателей целесообразно часть изданий передать другим библиотекам или списать. |
| Обращаемость (О) — Низкая (Н) Читаемость (Ч) — Низкая (Н) Книгообеспеченность (К) — Низкая (Н) |
В качественном и количественном отношении фонд не соответствует потребностям читателей, пропаганда изданий ведется не на должном уровне. |
Изменение коренным образом политики комплектования и использования фонда, пополнение его изданиями, соответствующими задачам библиотеки и потребностям читателей. Освобождение фонда от устаревшей литературы, совершенствование методов рекламы фонда. |
Качественную сторону состава и использования фонда позволяет представить изучение отраслевой структуры фонда и книговыдачи (в %).
Рассчитываются коэффициенты соответствия по отраслевым отделам и составляется таблица.
| Отделы фонда | Значение Кс | Вывод об использовании |
| Общественно-политическая литература и т. д. | 0.9 | Активно используется |
Активно используемыми отделами считаются отделы, Кс которых колеблется от 0.8 до 1.3, пассивно используемыми — при Кс ниже 0,8, сверхактивными — Кс которых выше 1.3. Даются рекомендации для совершенствования комплектования.
Особо изучаются и выявляются причины образования пассивной части фонда. Это требует детального изучения использования отдельных книг непосредственно у полки по книжным формулярам, где регистрируется каждая выдача издания. Составляется следующая таблица.
| Название отдела |
Всего названий по каталогу |
Просмотрено книг у полки | Из них выдавались | ||||
| Ни разу | 1-2 раза | 3-5 раз | 6-10 раз | Свыше 10 раз | |||
| Бухгалтерский учет | 60 | 40 | 10 | 12 | 10 | 8 | - |
Распределение единиц хранения по числу их выдач позволяет дифференцировать фонд отдела на активную его часть (книги выдавались 10 раз), сверхактивную (свыше 10 раз), малоиспольэуемую (3-5 раз) и пассивную часть (0-2 раза). Целесообразно не ограничиваться простым подсчетом выдач, а установить обращаемость каждого отдельного документа, разделив число выдач документа на срок его нахождения в фонде в годах). В качестве экспертов для изучения пассивной части отраслевого фонда привлекаются все сотрудники библиотеки и читатели-специалисты в этой области знания. Результаты коллективной экспертизы заносятся в таблицу и принимаются управленческие решения по ликвидации причин образования пассивной части фонда.
| Название отдела | По причинам неиспользования | ||||||||
| Пассивная часть | Незаслуженно забытые | Непрофильные | Дублеты | Устаревшие по содержанию | Ветхие | Недочеты изложения, неуд. полигр. исполнение | Книги узкого спроса | Книги, не вызвавшие интереса читателей | |
| Бухгалтерский учет | 22 | 8 | 4 | 2 | 6 | - | 1 | 1 | - |
Стандартизированные управленческие решения по ликвидации причин образования пассивной части фонда представлены в таблице.
| Перечень причин образования пассивной части фонда | Обстоятельства, вызвавшие образование пассивной части фонда | Управленческие решения |
| Незаслуженно забытые | Недостаточная пропаганда изданий, плохо поставленная информационная работа о новых поступлениях, слабая организация ИРИ, недостаточное знание фонда, текучесть кадров, невысокий профессиональный уровень работников. |
Усиленная пропаганда выявленных незаслуженно забытых изданий (на выставках, обзорах, индивидуальных беседах и т. д.) Организация изучения фонда библиотекарями, постоянные библиографические обзоры для сотрудников библиотеки. |
| Устаревшие по содержанию | Несвоевременное выявление и изъятие этой литературы из фонда, нерегулярность проведения списания этих изданий, плохо организованное изучение фонда. |
Регулярное изучение фонда, оценка его специалистами-отраслевиками. своевременность изъятия изданий. |
| Непрофильные | Плохое знание профиля фонда, состава читателей и их потребностей, ошибочная засылка незаказанных изданий. | Изучение профиля фонда, потребностей читателей, возврат незаказанных изданий, |
| Ветхие | Повышенный спрос на издание, плохой переплет, небрежное обращение с книгами. |
Срочный переплет, реставрация изданий. Если издание не принимается в переплет, то списывается. Организация комплекса мероприятий по пропаганде бережного отношения к книге. Доукомплектование. |
| Книги узкого спроса | Недостатки текущего комплектования, неправильное определение экземплярности при предварительном заказе. |
Усилить пропаганду этих изданий. При значительной дублетности — передача части изданий в другие библиотеки. Научно обоснованное определение экземплярности в предварительном заказе |
| Книги, не вызвавшие интереса читателей | Незначительное число читателей данного издания, недостатки предварительного заказа. | Передача изданий на другой уровень хранения. |
Библиотека может провести изучение тех книг, которые не нашли своего читателя, поместив эти издания на выставки, например, с такими названиями: «Эти книги экспонируются в библиотеке в последний раз» или «Ваше мнение, читатель, об этих книгах». В этом случае читателям предлагается карточка обратной связи со следующими оценочными критериями:
- 1. Не было информации о книге;
- 2. Книга незаслуженно забыта;
- 3. Книга узкого спроса;
- 4. Тема книги не вызвала интереса;
- 5. Тема важна, но материал изложен примитивно, неинтересно;
- 6. Тема потеряла актуальность;
- 7. Издание устарело по содержанию;
- 8. Книга не привлекла внимания из-за плохого полиграфического оформления;
- 9. Содержит сложный, трудный для восприятия материал.
Анализ карточек обратной связи с отмеченными читателями оценочными номерами позволит принять обоснованные решения о дальнейшей судьбе книги в библиотеке.
Кроме карточек обратной связи посмотреть на фонд глазами читателей позволяют и другие социологические методы его изучения (беседы, анкетирование, интервьюирование, отзывы читателей о книгах, анализ читательских формуляров и т. д ). Особое место в изучении состава читателей и их потребностей в целях научно обоснованного комплектования занимают картотека читательского профиля и картотека отказов. Картотека читательского профиля позволяет сегментировать состав читателей по такому признаку, как профессия. Подробно о признаках сегментирования и изучении потребительского спроса можно узнать из пособия И. В. Эйдемиллер. Анализ читательских формуляров дает картину читательских предпочтений различных групп пользователей библиотеки, что позволяет корректировать текущее комплектование библиотеки. В целях выявления соответствия фонда библиотеки потребностям читателей рекомендуется также проводить дни сплошного учета спроса (3-4 раза в год). Такое изучение в режиме «эапрос-ответ» позволяет выявить пробелы в комплектовании, скорректировать тематику в структурной модели фонда, уточнить цели чтения, более четко определить и типологию изданий. Выявить лучшие конкретные издания по наиболее спрашиваемым темам позволяет библиографический метод изучения фонда, то есть сверка информационно-библиографических пособий, учебных программ и т. д. с каталогами библиотеки.
Особое значение для совершенствования комплектования имеет изучение отказов Основное требование к учету отказов—непрерывность, так как именно в этом случае можно получить полную и достоверную информацию, необходимую для управления качеством комплектования.
Всестороннее изучение фонда требует применения в едином комплексе всех перечисленных выше методов его изучения: статистических, типологических, библиографических. Автоматизированное изучение фонда библиотеки позволяет получать управленческую информацию по самым разным аспектам, в том числе — в графической форме (представим. соотношение объема фонда, книговыдачи, числа читателей и т. д.), легко выявить состав и использование фонда по типам, видам и жанрам, сериям, издательствам, выявить наиболее читаемых авторов, четко представить неудовлетворенный спрос.
В повышении эффективности фонда значительную роль играет его реклама, выполняющая в деятельности библиотек ряд важнейших функций.
Прежде всего следует назвать информационную функцию рекламы. Реклама обеспечивает читателей направленным потоком информации о документах, имеющихся не только в самой библиотеке, но и вне ее. Формируя читательский спрос и стимулируя книговыдачу, повышая обращаемость фонда, реклама выполняет также экономическую функцию. Являясь частью системы маркетинга, реклама берет на себя еще и функцию коммуникационную. С помощью карточек обратной связи, книжных формуляров и других способов, используемых в рекламной деятельности, поддерживается постоянная обратная связь с читателями. Это позволяет контролировать продвижение документов на читательском рынке, создавать и закреплять у читателей систему предпочтений к определенным документам, в случае необходимости корректировать процесс использования документов. Таким образом реализуется контролирующая и корректирующая функция рекламы. Опыт показывает, что эстетически выдержанная реклама не раздражает и не утомляет читателей, а рассматривается ими как необходимая и полезная часть деятельности библиотеки.
21.05.2020, 6920 просмотров.